Ekonomistadga

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

1 §  Relation till andra bestämmelser

I Finlands Svenska Handikapförbund rf:s förvaltning, kapitalförvaltning, bokföring, bokslut och revision ska utöver bestämmelserna i bokföringslagen och –förordningen, revisionslagen, föreningslagen och föreningens egna stadgar också bestämmelserna i denna ekonomistadga följas.

 

2. §  Styrelsens ekonomiförvaltningsuppgifter

Styrelsen ska som föreningens verkställande organ se till att föreningens förvaltning och verksamhet ordnas på vederbörligt sätt inom ramarna för verksamhetsplanen och budgeten, vilka styrelsen behandlar årligen i slutet av november. Ramarna för följande års verksamhetsplan och budget fastställs varje år av styrelsen i slutet av augusti. Budgetförslaget ska vara jämförbar med föregående års bokslut och det innevarande årets budget. Som bilaga till budgeten ska för styrelsens användning bifogas en verksamhetsplan med motiveringar till budgeten, där det framgår vad budgeten bygger på.

Styrelsen ska se till att kontrollen av bokföringen, rapporteringen och kapital-förvaltningen ordnas på vederbörligt sätt och att föreningens egendom är ändamålsenligt försäkrad. 

Styrelsen ansvarar tillsammans med verksamhetsledaren för att bokslutet och verksamhetsberättelsen görs upp i enlighet med bokföringslagen samt övriga förordningar och bestämmelser gällande uppgörande av bokslut och verksamhets-berättelse. Dessutom ger bokslutet och verksamhetsberättelsen gemensamt en riktig och tillräcklig information om föreningens verksamhetsresultat och ekonomiska ställning. 

Styrelsen beslutar om tjänstemännens löner, betydande investeringar, lån, beviljande av garantier och säkerheter samt fastställer ramarna och befogenheterna för investeringsverksamheten.  

 

3 §  Redaktionsrådet för SOS Aktuellt

FSH utger tidningen SOS Aktuellt och ansvarig utgivare är styrelsens ordförande. Redaktionsrådet för tidningen tillsätts av styrelsen på förslag av samarbetsorganisationerna kring tidnigen SOS Aktuellt. Redaktionsrådet är ett rådgivande organ som tar ställning till och behandlar chefredaktörens förslag till verksamhetsplan och budget. Den slutliga verksamhetsplanen och budgeten fastställs av styrelsen. Verksamhetsledaren uppdaterar budgeten efter varje upplaga och håller redaktionsrådet kontinuerligt informerat om kostnadsutvecklingen och styrelsen i en tillräcklig omfattning för att den skall kunna försäkra sig om att utgifterna för tidningen håller sig inom ramen för det budgeterade. Redaktionsrådet kan fatta beslut om materialanskaffningar och andra inköp som inte omfattas av budgeten till ett värde av 500 euro per år.

 

4 § Verksamhetsledarens och cggedaktionschefens ansvar för ekonomin

Föreningens verksamhetsledare ansvarar för verksamhetens organisation, bereder de ärenden som ska behandlas av styrelsen samt verkställer dem. 

Därtill leder han föreningens verksamhet i enlighet med de anvisningar och bestämmelser som styrelsen utfärdat. Också föreningens övriga tjänstemän med ansvar för ekonomin ska se till att verksamheten sker ekonomiskt och ändamålsenligt.  Verksamhetsledaren skall därtill ansvara för att föreningens bokföring följer lagen, att rapporteringen är ändamålsenlig, att kapitalförvaltningen ordnats på ett tillförlitligt sätt samt att styrelsen och andra beslutande organ får riktig och tillräcklig information som grund för de ekonomiska besluten.

Chefredaktören avtalar om arvoden för artiklar och reportage inom ramen för tidningens verksamhetsplan och budget. Verksamhetsledaren godkänner  chefredaktörens arvoden, samt sköter utbetalningen av tidningens löpande utgifter. Därtill godkänner han och betalar tidningens löpande kostnader för ombrytning, tryck, registerhantering och postning inom ramen för det budgeterade. 

Verksamhetsledaren övervakar att arbetstidslagen och semesterlagen följs i fråga om föreningens personals arbete, genom att på det sätt som fastställs i lagen upprätthålla arbetstidsbokföring över utförda arbetstimmar och betalda ersättningar samt bokföring av semestrar enligt semesterlagen.

Verksamhetsledaren övervakar dessutom förvaltningen av den egendom som föreningen äger.

 

5 §  Tjänstemän

Alla som är verksamma inom  föreningens förvaltnings-, lednings- och övervakningsorgan samt andra tjänstemän ska sköta sin uppgift ekonomiskt och omsorgsfullt. De ska se till att föreningens egendom sköts på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt.

 

6 §  Jävt och tystnadsplikt

En styrelsemedlem eller tjänsteman får inte delta när egna personliga ärenden eller ärenden som gäller avtal mellan personens intresseföretag och föreningen behandlas i föreningens förvaltningsorgan. En sådan person får heller inte delta i behandlingen av ärenden som gäller avtal mellan föreningen och en tredje part, om personen kan vänta sig en väsentlig fördel av avtalet som kan stå i konflikt med föreningens intressen. Det som nämns ovan om avtal ska på motsvarande sätt tillämpas för rättegångar eller annat utövande av behörighet. 

Ovan nämnda personer har tystnadsplikt i ärenden som de fått vetskap om i sitt förtroendeuppdrag eller arbete och som kan förorsaka föreningen väsentlig olägenhet eller skada.

Ovan nämnda personer får heller inte när de avslutat sitt uppdrag i föreningens  förvaltning eller tjänst utnyttja konfidentiell information som kan förorsaka
föreningen väsentlig olägenhet eller skada.

 

2. INTÄKTER, KOSTNADER OCH KAPITALFÖRVALTNING

 

7 § Penningrörelse och användning av bankkonton

 

Betalningsrörelsen ska med undantag av ringa betalningar skötas via bankkonton. Styrelsen beslutar årligen om det maximala belopp som får finnas i kassan.

Föreningens styrelse beslutar om allmänna frågor gällande användning av bankkonton, öppnande och avslutande av konton samt befogenheter att använda konton. 

Dår medel överförs från kassan till föreningens bankkonto eller lyfts från kontot ska det verifikat som fås från banken eller skrivs ut från bankens datasystem användas som kvitto.

Då medel överfårs från ett bankkonto till ett annat ska betalaren och betalningsmottagaren samt orsaken till överföringen framgå i överföringens uppgifter. 

Bankernas kontoutdrag ska utan dröjsmål granskas och avstämmas med bokföringen.

Ett register över aktiva bankkonton och användarrättigheter till kontona ska upprätthållas.

Styrelsen godkänner principer som gäller användning av kredit- och betalkort.

 

8 § Ärenden gällande understöd

Understödsansökningar och årsredovisningar av understöd undertecknas av de personer inom föreningen som innehar namnteckningsrätt. 

Utbetalningsansökningar för understöd och utredningar av realiserade kostnader undertecknas av verksamhetsledaren eller personer som befullmäktigats särskilt för detta av styrelsen.

 

9 §  Betalning och bokföring av löner

Vid betalning, beräkning och bokföring av löner ska dessa separat utfärdade     anvisningar och bestämmelser följas. 

Då det gäller löneutbetalningar ska man säkerställa att de betalas i enlighet med     gällande avtal och beslut. 

Löner och arvoden betalas ut vid den tidpunkt styrelsen fastställt till den penninginrättning betalningsmottagaren specificerat. Förskottsbetalning är endast möjlig i specialfall och då måste ett verifikat göras upp som bestyrks på vederbörligt sätt och arkiveras med övriga bokföringsverifikat.

I fråga om praxis gällande naturaförmåner följs skatteförvaltningens anvisningar.

För arvoden och kortvariga tillfälliga uppgifter ska en arvodesräkning skrivas som innehåller fakturerarens namn, personbeteckning, adressinformation, beskattningskommun, information om den tidpunkt när arbetet utfördes och betalningsgrund. Faktureraren bestyrker räkningen med sin underskrift och datum. Arvodesräkningar godkänns av beställaren.

Årsanmälningar till skattemyndigheten och försäkringsbolag, lönerelaterade redovisningar av förskottsinnehållningar och socialskyddsavgifter samt redovisningar av socialförsäkringsavgifter undertecknas av verksamhetsledaren eller en person som utsetts av denne.

 

10 §  Kontrollanteckningar

Innan en utgift betalas ska fakturan eller ett annat dokument som baserar sig på fakturan kontrolleras och följande ska framgå

    -    mottagaren av varan eller arbetsprestationen

    -     hur utgiften är förknippad med föreningens verksamhet

    -    vem som kontrollerat nummer och ärende

    -    vem som godkänt utgiften

Mottagaren och granskaren ska anteckna sina namn eller initialer på verifikatet och     på verifikatet ska också finnas en anteckning om på vilket konto och kostnadsställe     utgiften ska bokföras. 

 

11 §  Godkännande av intäkter och utgifter

För att undvika riskfyllda arbetskombinationer ska rutinerna för godkännande, bokföring och utbetalning av ersättningar fördelas på olika personer, om det är operativt möjligt.

Verksamhetsledaren godkänner utgifter och intäkter inom sitt verksamhetsområde. Styrelseordföranden granskar/godkänner verksamhetsledarens utgifter. Riktigheten i ordförandens utgifter granskas av vice ordföranden.

Stora anskaffningar eller andra sporadiska, exceptionellt stora utgifter som avviker från budgeten, ska godkännas av styrelsen. 

Promemoriaverifikat för bokföringen godkänns av föreningens verksamhetsledare.

 

12 §  Indrivning av intäkter

Indrivningen ska organiseras så att inflytandet kan säkerställas och indrivningen är effektiv.  

Eventuella kreditförluster som uppstår ska bokföras enligt god bokföringssed. 

 

3.  BOKFÖRING OCH BOKSLUT

13 §  Organisering av bokföring

Bokföringen ska organiseras och skötas på det sätt som fastställs i bokföringslagen och -förordningen. Dessutom ska man beakta bokföringsanvisningarna för understöd från Penningautomatföreningen, bestämmelserna i denna ekonomistadga samt villkoren för god bokföringssed.

 

14 §  Beskrivning av systemet

Bokföringen ska ordnas så att den motsvarar verksamhetens kvalitet och omfattning. Vid organiseringen av bokföringen ska utgångspunkterna för den interna kontrollen beaktas.

Grunden för bokföringssystemet är en skriftligt sammanställd förteckning över använda konton och kostnadsställen inklusive bokföringsanvisningar. Kontoförteckningen ska förvaras som bilaga till bokslutsmaterialet.

Räkenskapsperiodens intäkter och kostnader ska bokföras till sitt bruttobelopp på egna konton utan att intäkter dras av från kostnader eller kostnader från intäkter, med undantag av korrigeringar.

Bokföringen ska hållas uppdaterad och skötas omsorgsfullt.

 

15 §  Villkor för verifikat

Bokföringsposterna ska grunda sig på ursprungliga verifikat som numrerats löpande från räkenskapsperiodens början och av vilka datum och årtal ska framgå. Ett verifikat över en genomförd betalning ska, om möjligt, ha utfärdats av betalningsmottagaren eller den penninginrättning som förmedlat betalningen. Av verifikatet ska framgå vad som köpts eller sålts eller vilken betalning det är fråga om samt även tidpunkten för kontotransaktionen. Dessutom ska verifikatet klargöra vilken anknytning utgiften har till föreningens verksamhet. 

Till den del bokföringen är baserad på kontoutdrag ska motsvarande information framgå av kontoutdraget, verifikatet eller fakturan som kompletterar kontoutdraget. När ett verifikat från en utomstående inte kan erhållas som grund för en bokföringspost, ska bokföringen bestyrkas med ett verifikat som föreningen själv utfärdar och bestyrker på vederbörligt sätt.

 

16 §  Bokslut

Styrelsen ska uppgöra ett bokslut och en verksamhetsberättelse för räkenskapsperioden på det sätt som förutsätts av bokföringslagen och -förordningen samt enligt god bokföringssed. Bokslutet omfattar resultaträkning och balansräkning inklusive noter och en verksamhetsberättelse ska bifogas. Bokslutet och verksamhetsberättelsen ska ge en riktig och tillräcklig bild av resultatet av föreningens verksamhet och ekonomiska ställning. Bokslutet och verksamhetsberättelsen ska sammanställas inom fyra månader efter räkenskapsperiodens slut. Tidtabellen för uppgörandet ska också följa bestämmelserna i föreningens stadgarr.

Bokslutet ska göras upp på prestationsbas. Om bokföringen till vissa delar har skötts på betalningsbas under räkenskapsperioden, ska bokföringen kompletteras före bokslutet och korrigeras så att den till väsentliga delar är prestationsbaserad.

 

17 §  Resultaträkning

Resultaträkningen ska göras upp med beaktande av bestämmelserna i bokföringsförordningen och grupperas så att intäkterna och kostnaderna för varje verksamhetsområde framgår enligt kostnadsställe i resultaträkningen. Resultaträkningen ska kunna jämföras med budgeten och med föregående års bokslut. Vid behov ska jämförelseuppgifterna korrigeras så att de motsvarar det nya framställningssättet. Intäkter och kostnader ska presenteras till sitt bruttobelopp och endast korrigeras med nödvändiga rättelseutföranden.

Extraordinära poster och/eller engångsposter som påverkar resultatet ska klargöras i bokslutets noter.

 

18 §  Balansräkning

Balansräkningens struktur och huvudgrupperingar ska följa modellen för balansräkningar i bokföringsförordningen.

    

19 §  Underskrifter

Bokslutet och verksamhetsberättelsen ska dateras till datumet för undertecknandet, då styrelsen godkänt bokslutet. Bokslutet och verksamhetsberättelsen undertecknas av en beslutför styrelse och verksamhetsledaren. Bokslutets och verksamhetsberättelsens underskrifter kan även samlas på en underskriftssida.

Bokslutet ska bindas in utan dröjsmål efter undertecknandet. Bokslutsdokumenten ska     samlas och förvaras enligt bestämmelserna. Balansräkningen ska sparas permanent.

 

4.  RAPPORTERINGSSYSTEM

20 §  Rapportering

Avsikten med ekonomiförvaltningens rapporteringssystem är att i enlighet med serviceprincipen stödja beslutsfattarnas verksamhet samt beslutsfattande med anknytning till personalresurser, ekonomi och lönsamhet.

Rapporteringssystemet ska göras upp så att föreningens styrelse och övriga ledning med hjälp av systemet kan få en helhetsbild av föreningens realiserade verksamhet, resultat och ekonomiska ställning, både vad gäller finansiering och hur det som realiserats avviker från det som planerats.

 

21  §  Kontroll

 

Rapporteringen av den realiserade verksamheten och ekonomin behandlas av styrelsen varje kvartal och bokslutet och verksamhetsberättelsen behandlas före mitten av mars följande år. I rapporteringen ingår resultaträkningen och balansräkningen. Väsentliga avvikelser från budgeten, såsom betydande donationer, kreditförluster samt försäljningsvinster och –förluster av disponibla placeringstillgångar, utreds skriftligen som bilaga till mellanbokslutet.  

Ekonomiuppföljningen ska genomföras varje månad av tjänstemännen.  

 

5.  INTERN KONTROLL

22 §  Intern kontroll

Den interna kontrollen ska organiseras på det sätt som förutsätts av verksamhetens kvalitet och omfattning.

Styrelsen ska övervaka att den interna granskningen av föreningens bokföring och kapitalförvaltning sköts på vederbörligt sätt.

    

6.  REVISION

23 §  Revisorer

Föreningen ska välja revisorer på det sätt som förutsätts av stadgarna och bokföringslagen och revisorerna ska utföra revisionen enligt vad som fastställs i revisionslagen. 

Den person som utses till revisor ska ha sådan kännedom om och erfarenhet av redovisning, ekonomiska och juridiska frågor samt revision som med tanke på kvaliteten och omfattningen av föreningens verksamhet är nödvändig för att sköta uppgiften. 

Om omfattningen av föreningens verksamhet så förutsätter ska föreningen välja en(1) auktoriserad revisor enligt vad som förutsätts i revisionslagen. 

 

24 §  Revision

Revisionen innefattar granskning av föreningens bokföring, bokslut, verksamhetsberättelse och förvaltning för räkenskapsperioden. 

Revisorerna ska ha möjlighet att utföra revisionen i den omfattningen de anser vara nödvändig och ska få de utredningar och den hjälp som de efterfrågar.

Bokslutet och verksamhetsberättelsen ska i undertecknad form överlämnas till revisorerna minst en månad före det möte där bokslutet kommer att fastställas. 

Revisorerna ska ge revisionsberättelsen till föreningens styrelse senast två     veckor före det möte där fastställande av bokslutet föreslås. 

Om revisorerna ger föreningens styrelse ett revisionsprotokoll där de presenterar anmärkningar om upptäckta missförhållanden är föreningens styrelse skyldig att behandla protokollet utan dröjsmål och förvara det på ett tillförlitligt sätt. Detsamma gäller också separata granskningspromemorior som utfärdats av revisorerna. I rapporteringen ska Penningautomatföreningens anvisningar om revision beaktas.

 

7.  SÄRSKILDA BESTÄMMELSER

25 §  Katalogisering av anläggningstillgångar

Fast och lös egendom ska katalogiseras enligt de anvisningar som utfärdats av     ekonomiförvaltningen. 

 

26 §  Särskilda bestämmelser

Styrelsen kan utfärda anvisningar och bestämmelser som kompletterar denna ekonomistadga. 

Denna ekonomistadga träder i kraft _1_januari_2014